Teori Organisasi Umun

A.   PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI

Sebelum kita membahas tentang Perancangan Struktur Organisasi, kita membahas  pengertian umum organisasi terlebih dahulu Organisasi (YUNANI):ὄργανον, organon - alat) adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama. Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda. Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya, sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi. 

Kita membahas satu persatu dari makna Perancangan struktur organisasi. Kata Perancangan sering disamaartikan dengan fungsi perencanaan dalam keilmuan manajemen secara umum yang juga dapat diartikan sebagai desain atau suatu kegiatan merancang suatu hal. Hal ini memang tidak salah. Namun dalam perancangan organisasi akan lebih detail dijelaskan bagaimana strategi spesifik mengenai langkah-langkah agar organisasi terbentuk. Secara spesifik perancangan adalah sebuah usaha formal, proses yang terarah untuk mengintegrasikan manusia, informasi dan teknologi dalam sebuah organisasi. Perancangan struktur  organisasi di gunakan untuk mempertemukan bentuk organisasi yang sedekat mungkin dengan tujuan yang ingin diraih oleh organisasi. Melalui desain proses, aktivitas organisasi untuk meningkatkan kemungkinan dari usaha bersama seluruh anggota organisasi mencapai kesuksesan.

Sementara kata Struktur dalam  organisasi  dapat didefinisikan  sebagai mekanisme  formal di mana organisasi dikelola. Struktur organisasi  menunjukan kerangka  dan susunan  perwujudan  pola tetap hubungan–hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang  menunjukan kedudukan tugas dan wewenang  dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung   unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau disentralisasi dalam pembuatan keputusan  dan besaran (ukuran)  satuankerja.

1. Sedangkan unsur-unsur  struktur organisasi  terdiri dari:

1.       Spesialisasi kegiatan  berkenaan  dengan spesifikasi  tugas-tugas  individual  dan kelompok kerja  dalam organisasi  (pembagian kerja)  dan penyatuan  tugas-tugas   tersebut menjadi   satuan-satuan kerja   (departementalisasi)

2.       Standarisasi  kegiatan, merupakan  prosedur-prosedur  yang digunakan  organisasi  untukmenjamin  terlaksananya  kegiatan seperti  yang direncanakan .

3.       Koordinasi  kegiatan  menunjukan  prosedur-prosedur  yangmengintegrasikan  fungsi-fungsi satuan-satuan  kerja dalam  organisasi .

4.       Sentralisasi dan desentralisasi  pembuatan keputusan  yangmenunjukan lokasi  (letak)  kekuasaan pembuatan  keputusan.

5.       Ukuran satuan kerja menunjukan  jumlah karyawan  dalam suatu  kelompok kerja.

      Struktur organisasi dibuat agar tanggung jawab, wewenang, peran dan fungsi masing-masing organisasi jelas sehingga pekerjaan yang dilakukan dapat berjalan teratur lancar dan sesuai keinginan perusahaan

         Sementara  kata  Organisasi , organisasi juga membutuhkan lebih dari beberapa orang didalamnya untuk menjalankan sebuah organisasi, dimana didalam organisasi terdapat ketua organisasi, wakil organisasi , sekretaris , bendahara, dan anggota . Tujuan yang dicapai tidak bisa dilakukan sendiri-sendiri atau  secara individual. Sehingga membentukalah organisasi. Organisasi juga Berasal dari kata dasar organ. Arti harfiahnya dalam istilah biologi kurang lebih berarti sekumpulan jaringan yang membentuk satu kesatuan dimana dapat melakukan fungsi tertentu secara independen. Kata organmendapat imbuhan ’isasi’. Sehingga bisa diartikan sebagai proses dan sekumpulan aktivitas. Mengenai jumlah orang dalam organisasi, dalam hal ini tidak dibatasi. Perancangan organisasi yang akan dibahas di sini bersifat umum dan bisa diterapkan dalam jenis organisasi apa saja dan jumlah orangnya berapa saja. Mulai dari organisasi kampus, sosial kemasyarakatan, industri rumah tangga dan organisasi perusahaan, serta sebuah partai politik.

         Jadi  Perancangan Struktur Organisasi adalah

 Perancangan struktur organisasi di gunakan untuk mempertemukan bentuk organisasi yang sedekat mungkin dengan tujuan yang ingin diraih oleh organisasi dengan  menunjukan kerangka  dan susunan  perwujudan  pola tetap hubungan–hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang  menunjukan kedudukan tugas dan wewenang  dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi dimana dalam melaksanaksan perancangan struktur organisasi  dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan organisasi yang sama .

2. Adapun faktor-faktor  utama yang menentukan  perancangan struktur organisasi sebagai berikut:

1.       Strategi  Organisasi  untuk mencapai  tujuannya. Strategi akan menjelaskan  bagaimana  aliran wewenang  dan saluran komunikasi   dapat disusun  di antara para manajer  dan bawahan.  Aliran kerja sangat  dipengaruhi strategi, sehingga  bila strategi  berubah  maka struktur  organisasi  juga  berubah.

2.       Teknologi yang digunakan.  Perbedaan teknologi  yang digunakan  untuk memproduksi barang-barang  atau jasa akan membedakan  bentuk  struktur  organisasi, sebagai contoh  perusahaan  mobil yang  mempergunakan  teknologi industri  massal akan  memerlukan tingkat  standarisasi dan spesialisasi yang lebih tinggi  dibandingkan  perusahaan industri pakaian jadi yang mengutamakan perubahan mode.

3.       Anggota (karyawan)  dan orang-orang  yang terlibat  dalam organisasi.  Kemampuan  mereka untuk  bekerjasama harus  diperhatikan  dalam merancang  struktur organisasi. Kebutuhan  manajer  dalam pembuatan keputusan  juga  akan mempengaruhi  saluran komunikasi, wewenang  dan hubungan di antara satuan-satuan kerja  pada rancangan struktur organisasi seperti pelanggan, supplier  dan sebagainya  perlu  dipertimbangkan dalam penyusunan  struktur.

4.       Ukuran organisasi besarnya  organisasi  secara keseluruhan maupun satuan-satuan  kerjanya akan sangat mempengaruhi  struktur  organisasi  akan semakin kompleks  dan harus  dipilih  bentuk  struktur  yang tepat.

B.   MODEL DESAIN STRUKTUR ORGANISASI

Pada bab ini kita akan membahas lima model desain struktur organisasi mulai dari yang paling sederhana hingga yang kompleks. Masing – masing adalah struktur sederhana, fungsional, multidivisional, matriks dan jaringan.

1. STRUKTUR SEDERHANA (simple structure)

Pada organisasi – organsasi kecil biasanya tidak membutuhkan rancanngan struktur yang rumit.  Karena jumlah orangnya tidak terlalu banyak dan pembagian tugasnya cukup sederhana.

Kelemahan Struktur Sederhana adalah aplikasinya sangat terbatas. Sedangkan kelebihan dari struktut ini adalah biaya relative murah, aktivitas organisasi – organisasi dapat dilaksankan melalui mekanisme yang fleksibel dan cepat, sangat simple.

2.    STRUKTUR FUNGSIONAL

Perancangan struktur baru menjadi sebuah masalah tersendiri bagi pengelola organisasi manakala organisasi semakin kompleks dan tidak lagi ditangani dengan struktur sederhana. Dasar pengelompokan adalah sumber, yang bearti setiap fungsi merupakan bagian yang manyediakan sumber ( keuangan, produksi, pemasaran, personalia, penelitian dan pengembangan). Masing – masing fungsi dipimpin oleh seorang manajer yang membawahi sejumlah pelaksana.

 

Kelebihan struktur ini adalah :

1.    Dapat menghindari duplikasi

2.    Lebih hemat sumberdaya, artinya di dalam satu organisasi tidak terdapat dua fungsi yang berganda .

3.    Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil.

4.    Dapat mencapai efisiensi untuk masing – masing bagian.

5.    Sesuai dengan organisasi kecil sampai sedang

6.    Merangsang berkembangnya ketrerampilan fungsional

7.    Baik untuk satu atau sejumlah produk.

Kelemahan struktur fungsional

1. Karena banyak orang yang ahli dan kompeten dibidangnya maka muncul konflik-konflik baik secara vertikal maupun horizontal, Tidak jarang terjadi gesekan-gesekan opini dan ide dimasing-masing bidang yang dapat menganggu stabilitas perusahaan.

2. Sulit mengontrol perusahaan karena banyaknya bidang, divisi, serta ilmuwan-ilmuwan di masing-masing bidang. sehingga harus merekrut dewan pengawas ditiap bidang.

3. Penympangan-penympangan menjadi sulit terlacak dan lebih sering terjadi yang dapat merugikan perusahaan. banyaknya bidang yang harus dicontrol menyebabkan lemahnya pengawasan.

4. Muncul persaingan yang tidak sehat karena masing-masing individu merasa ahli dan berperan dalam perusahaan.

3.    STRUKTUR MULTIDIVISIONAL

Ketika ukuran organisasi sangat besar dan aktivitas sangat kompleks, kendala ini bias mengancam aspek strategis organisasi.  Pimpinan kekurangan wakt untuk memformulasikan rencana – rencana jangka panjang organisasi karena telah tersita oleh pengelolaan masalah operasional sehari – hari.

Struktur yang tepat untuk kondisi seperti ini adalah desain multidivisional.  Struktur ini membagi organisasi berdasarkan salah satu dari cara ini :

1. Wilayah, seperti bank, asuransi, birokrasi pemerintahan dan lain – lain biasanya membagi berdasarkan wilayah.
2. Jenis produk, biasanya beberapa perusahaan manufaktur besar yang memiliki berberapa jenis produk membagi divisi berdasarkan produk.
3. Kategori klien / konsumen yang dilayani, membagi divisi berdasarkan tipe konsumen yang dilayani.

Kelebihan struktur multidivisional

1.    Pimpinan dapat lebih berkonsentarasi pada aspek aspek strategis

2.    Masalah masalah operasional menjadi tanggung jawab kepada devisi

3.    Efektifitas organisasi dapat dipantau scara lebih objektif

4.    Penurunan kinerja suatu devisi tidak berdampak pada devisi lain

5.    Membebaskan para kepala eksekutif dalam pembuatan keputusan strategi lebih luas

6.    Semua kegiatan mudah untuk di koordinasi dan prestasi kerja terpelihara

Kekurangan

1. Konflik antar devisi atau antara devisi dengan kantor pusat .

2. Terjadinya duplikasi .

3. Beban koordinasi relatif besar.

2.    STRUKTUR MATRIKS

Struktur matriks diciptakan dengan maksud untuk menggabungkan kelebihan – kelebihan dari struktur fungsional dan multidivisional.

Kelebihan struktur matriks :

1.    Menghindari atau mengurangi “ego” fungsional.

2.    Mengalokasikan tenaga spesialis dengan efisien.

3.    Lebih fleksibel dari struktur multidivisional.

4.    Memberikan kebebasan lebih besar kepada anggota organisasi.

5.    Menyemimbangkan antara efisiensi dan kecepatan.

Kelemahan struktur matriks :

1.    Lebih membingungkan.

2.    Mendorong terjadinya perebutan kekuasaan.

3.    Tekanan pada individu.

4.    Beban untuk menyeimbangkan antara kepentingan fungsional dan proyek.

5.    STRUKTUR JARINGAN

Kelebihan  Struktur jaringan :

1.    Mendorong sharing informasi

2.    Memudahkan penganbilan keputuan

3.    Memacu inovasi

4.    Sangat fleksibel mengikuti perubahan tren atau mode

Kekurangan Struktur jaringan :

1. Tidak bisa di terapkan di semua jenis industri

2. Kemungkinan ekploitasi

3.Masalah identitas organisasi

4. Perlu pengolaan khusus terhadap manajer level menengah dan spesialis.

 

Contoh struktur jaringan.

C.   Merancang Struktur Organisasi yang Efektif

1.    Rancanglah struktur organisasi sesuai dengan missi dan visi organisasi Anda.

2.    Rancanglah susunan organisasi setelah organisasi Anda merumuskan bisnis proses utama untuk mencapai sasaran organisasi.

3.    Susunlah susunan organisasi Anda dengan mempertimbangkan bakat dan kemampuan yang dimiliki pekerja.

4.    Pertimbangkanlah umur pekerja ketika Anda menempatkan pekerja pada jabatan-jabatan yang telah Anda rancang.

5.    Lakukanlah self-assesment kepada pekerja-pekerja untuk mendukung bahwa jabatan mereka saat ini masih relevan dengan bakat dan talenta mereka. 

6.    Berbicaralah dengan pekerja bahwa posisi yang Anda tawarkan pada pekerja bisa tidak sesuai dengan bakat dan talentanya.

BAB III

KESIMPULAN

Secara umum ada lima model desain struktur organisasi mulai dari yang paling sederhana hingga yang kompleks. Masing – masing adalah struktur sederhana, fungsional, multidivisional, matriks dan jaringan.

Kelima struktur tersebut masing – masing memiliki kelebihan dan kelemahan.  Oleh karena itu sebagai pimpinan perusahaan untuk menentukan struktur organisasi pada peusahaan pilihlah struktur – struktur di atas sesuai dengan tingkat perusahaan Anda.

DAFTAR PUSTAKA

Sumber dari situs web

http://www.scribd.com/doc/80866424/7/II-4-PERANCANGAN-STRUKTUR-ORGANISASI-PERUSAHAAN?

http://www.promagmulia.com/artikel/detail/23/struktur-organisasi.html

http://rajapresentasi.com/2009/09/jenis-struktur-organisasi-kelebihan-dan-kekurangannya/#sthash.0escNwGS.dpuf